Check-in online per hotel: meno attese, più efficienza
HotelBuddy è un sistema di check-in online per hotel, accessibile via web, che permette agli ospiti di registrarsi prima dell’arrivo senza dover scaricare nessuna app. Possono inserire i dati personali, firmare digitalmente, richiedere un upgrade della camera, aggiungere servizi extra, comunicare con la reception e pagare, mentre tutte le informazioni vengono sincronizzate automaticamente con il gestionale dell’hotel.
Risparmia tempo e risorse
Automatizza la registrazione, i pagamenti e la raccolta delle informazioni degli ospiti. Gli ospiti possono completare il check-in online in 2-3 minuti ed evitare tutte le formalità burocratiche all'arrivo. Possono anche richiedere un upgrade della camera, prenotare servizi extra, chattare con la reception e pagare.
Code ridotte del 50%
Gli ospiti completano il check-in online prima di arrivare in hotel, riducendo la congestione nelle ore di punta e velocizzando la procedura di arrivo. Automatizza le schede di registrazione, i pagamenti e la raccolta delle informazioni sugli ospiti.
100% senza carta
Non dovrai più stampare moduli di registrazione, fare copie del passaporto o emettere fatture cartacee. HotelBuddy archivia tutto in modo digitale e sicuro.
Cosa dicono gli ospiti
Scopri cosa raccontano i viaggiatori che hanno utilizzato il check-in online negli hotel partner. Con HotelBuddy puoi aumentare la soddisfazione degli ospiti, migliorare le recensioni online e ottenere punteggi più alti su piattaforme come Booking.com e Tripadvisor.
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Come funziona il check-in online
Il check-in contactless raccoglie in anticipo i dati e le preferenze dell’ospite, permettendogli di registrarsi dove e quando vuole, direttamente da smartphone o computer.
HotelBuddy si integra in modo bidirezionale con il gestionale dell’hotel e invia automaticamente un’email (o SMS) pre-arrivo personalizzabile, con un link criptato al modulo di check-in digitale.
Durante il check-in online, l’ospite può:
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Inserire i dati personali, la firma e i documenti richiesti
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Vedere e prenotare upgrade di camera disponibili in tempo reale
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Aggiungere servizi extra (colazione, parcheggio, transfer, ecc.)
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Effettuare il pagamento, se necessario
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Ricevere una notifica quando la camera è pronta
Tutti i dati vengono sincronizzati automaticamente con il gestionale.
Una volta completato il self check-in, gli ospiti ricevono credenziali di accesso digitali: chiave digitale, per entrare in camera senza dover ritirare le tessere di plastica.
Self check-in con codice QR
Il totem self check-in con codice QR di HotelBuddy è un’alternativa pratica che consente agli ospiti di effettuare il check-in in modalità contactless.
È particolarmente utile quando l’hotel non dispone degli indirizzi email degli ospiti per inviare l’invito al check-in online.
All’arrivo, l’ospite può scegliere se registrarsi alla reception oppure completare il check-in direttamente dal proprio smartphone, inquadrando il codice QR esposto nell’area reception.
Con una semplice scansione, l’ospite accede alla piattaforma di check-in mobile di HotelBuddy e completa la registrazione in pochi secondi.
Scopri di più sul check-in veloce con codice QR
Quali sono i vantaggi del self check-in per gli ospiti?
Un software di self check-in come HotelBuddy offre agli hotel:
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Arrivi più rapidi e meno code in reception
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Minore carico di lavoro per la reception
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Maggiori opportunità di upselling prima dell’arrivo
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Un’esperienza di soggiorno più fluida per l’ospite
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Punteggi più alti nelle recensioni online
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Sincronizzazione automatica con il gestionale alberghiero
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Archiviazione digitale dei dati conforme alle normative
Domande frequenti
Sistemi di check-in online per hotel
Un sistema di check-in online permette agli ospiti di registrarsi prima dell’arrivo tramite telefono o computer. In questo modo si eliminano moduli cartacei e code in reception, sostituendoli con un processo digitale sicuro che comprende schede di registrazione, acquisizione documenti, pagamenti, upgrade e raccolta firme.
Normalmente gli hotel usano un gestionale alberghiero per le prenotazioni e il check-in al banco, ma la maggior parte non offre un vero flusso di registrazione online. HotelBuddy aggiunge questa funzione al gestionale esistente, senza bisogno di cambiarlo.
HotelBuddy è già integrato con Oracle Suite 8 (Fidelio), Opera on-premise, Opera Cloud, Infor HMS, MEWS, Hotsoft e Hoteltime. Se il tuo gestionale non è in elenco, contattaci per sapere se l’integrazione è prevista nella roadmap.
I migliori sistemi di check-in online
Il miglior sistema deve essere compatibile con il gestionale, sicuro, senza app da scaricare, personalizzabile, semplice da usare e rapido da implementare.
Molti prodotti sul mercato sono poco flessibili: difficili da adattare alle normative locali o con opzioni di branding limitate. È importante scegliere una soluzione che si adatti ai tuoi flussi di lavoro, non che ti costringa a cambiarli.
Cosa valutare:
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Integrazione con il gestionale esistente
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Conformità a leggi e requisiti fiscali locali
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Personalizzazione secondo brand ed esperienza ospite
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Facilità d’uso per ospiti e personale
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Funzioni extra come upselling, pagamenti e chiavi digitali
HotelBuddy è una soluzione con un ottimo rapporto qualità-prezzo, veloce da attivare e disponibile anche in modalità white-label (personalizzabile con il brand del tuo hotel)
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Sistemi di check-in online gratuiti
Alcuni gestionali offrono funzioni base di registrazione online, ma i sistemi completi (con acquisizione documenti, firme digitali, upselling e automazione) sono a pagamento.
HotelBuddy parte da 6,00 € a camera/mese, senza costi di attivazione: un’alternativa conveniente allo sviluppo interno di soluzioni personalizzate.
Le migliori app per hotel
Molti sistemi richiedono agli ospiti di scaricare un’app, con tassi di utilizzo bassi.
HotelBuddy invece usa un link web sicuro inviato via email o messaggio: si apre direttamente nel browser, senza app da scaricare, con meno ostacoli e maggiore adozione da parte degli ospiti.
Check-in senza contatto per hotel di lusso
Sì. Il check-in contactless può migliorare, non sostituire, un servizio di alta qualità. Con HotelBuddy, gli hotel di lusso possono personalizzare i messaggi pre-arrivo, offrire upgrade personalizzati e offrire un'esperienza digitale impeccabile, il tutto senza perdere il tocco distintivo del brand.
Il check-in contactless consente al personale di dedicarsi completamente all’accoglienza. La reception può concentrarsi nel creare una prima impressione memorabile, proprio come si aspettano gli ospiti degli hotel di lusso, mentre le pratiche amministrative vengono gestite dalla tecnologia.
Sicurezza dei dati degli ospiti
Sì. HotelBuddy utilizza link crittografati e gateway di pagamento sicuri. I dati vengono archiviati digitalmente, con maggiore tutela della privacy e senza necessità di archivi cartacei.
Migliorare l'esperienza di arrivo degli ospiti
Con un software di check-in digitale come HotelBuddy gli ospiti possono fare il check-in quando preferiscono. Hotelbuddy automatizza la raccolta dati, i pagamenti e gli upgrade, e dai al personale più tempo per accogliere personalmente gli ospiti. Il risultato? Ospiti più soddisfatti, check-in più rapidi e meno errori.
Con un software di registrazione online come HotelBuddy, gli ospiti possono completare i dati, i pagamenti e gli upgrade prima dell’arrivo. Così in reception lo staff si dedica all’accoglienza invece che alla burocrazia.
HotelBuddy recupera i dati dal gestionale e invia email personalizzate di benvenuto con link al portale self-service, dove gli ospiti possono:
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Compilare la scheda di registrazione con i dati di tutti i partecipanti
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Firmare e accettare termini e condizioni
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Comunicare orari di arrivo e preferenze
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Prenotare upgrade e servizi extra
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Inserire dati di fatturazione ed effettuare pagamenti sicuri online
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Vantaggi del check-in online
Gli ospiti possono usare il proprio dispositivo per registrarsi in anticipo. La procedura è intuitiva e adatta a tutte le età, anche a chi ha poca dimestichezza con la tecnologia.
La registrazione online consente di scoprire i servizi dell’hotel con calma, senza pressioni. Questo migliora la soddisfazione e apre nuove opportunità di vendita durante il soggiorno.
Grazie all’integrazione con il gestionale, all’automazione e a un’interfaccia web semplice, HotelBuddy garantisce tassi di utilizzo elevati, meno stress per lo staff e più tempo da dedicare all’accoglienza.
Inviti automatici al check-in
Chi fornisce un’email o un numero di telefono riceve automaticamente messaggi di benvenuto via email o SMS con il link al portale di registrazione online.
Link per il check-in per i clienti di Booking.com
Sì. HotelBuddy invia automaticamente l’invito al check-in anche agli ospiti OTA, purché sia disponibile un indirizzo email valido (inclusi gli alias di Booking.com).
Applicazione web senza download
No. La soluzione HotelBuddy è interamente web-based e non richiede download.
Informazioni raccolte dalla scheda di registrazione
Durante la procedura di check-in, solitamente raccogliamo:
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Nomi e dati anagrafici degli ospiti
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Data di nascita e cittadinanza
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Indirizzo e contatti
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Informazioni del documento
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Accettazione termini e condizioni con eventuale firma
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Orario di arrivo previsto
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Numero di targa (se rilevante)
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Motivo del viaggio
Gli ospiti possono anche inserire richieste particolari, subito notificate allo staff.
La procedura è personalizzabile in base alle necessità dell’hotel.
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Upsell delle camere e vendite di servizi extra
Sì. Il sistema di HotelBuddy propone automaticamente upgrade di camera e servizi extra in tempo reale. Controlla la disponibilità nel gestionale e presenta offerte last minute, aumentando sia la soddisfazione dell’ospite sia i ricavi dell’hotel.
Per saperne di più su upgrade e vendita di servizi extra
