Email personalizzate
La suite si integra direttamente con il tuo PMS (Opera Cloud, Mews, HotelTime, Hotsoft, Infor) e permette di:
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Accedere in tempo reale ai dati delle prenotazioni
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Attivare flussi automatici su azioni come nuova prenotazione, check-in o check-out
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Segmentare gli ospiti in base a stato prenotazione, tipologia di camera, canale di vendita o durata del soggiorno
Non serve caricare liste di ospiti o selezionare i dati manualmente: il sistema li elabora in automatico.
Canali di comunicazione flessibili
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Email: modelli completamente personalizzabili con il brand del tuo hotel
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In arrivo: SMS e WhatsApp per una comunicazione più veloce e diretta
HotelBuddy Communication Suite: Soluzione digitale per comunicare con gli ospiti
La piattaforma di comunicazione con gli ospiti di è uno strumento che permette agli hotel di gestire in modo semplice sia le comunicazioni automatiche sia quelle inviate una tantum durante tutto il soggiorno dell’ospite. Che si tratti di un invito per il check-in online, di una promozione per la spa o di un messaggio di ringraziamento dopo la partenza, il sistema garantisce che l’ospite giusto riceva il messaggio giusto al momento giusto — senza gravare sul lavoro dello staff.
Riduci il lavoro manuale
I messaggi automatici gestiscono le comunicazioni di routine come informazioni pre-arrivo, promemoria e messaggi di ringraziamento, oltre agli avvisi urgenti come interruzioni dell’acqua o promozioni del bar. Il ricevimento può inviare un unico messaggio a un gruppo di ospiti selezionati invece di contattarli singolarmente.
Aumenta i ricavi
Le proposte di upgrade e servizi extra vengono presentate come vantaggi concreti, non come vendite forzate. Puoi inviare informazioni sulla spa in anticipo, promuovere cene speciali durante il soggiorno e usare campagne mirate per riempire disponibilità last minute come late check-out o trattamenti spa.
Migliora la comunicazione
Aggiornamenti puntuali e mirati tengono gli ospiti sempre informati. Informazioni chiare e utili evitano malintesi, rafforzano la fiducia e favoriscono recensioni positive.
Puoi inviare messaggi singoli a gruppi specifici di ospiti direttamente dal pannello di controllo.
Sono ideali per:
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Avvisi operativi: manutenzione straordinaria, chiusura temporanea della piscina
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Promozioni a tempo: happy hour al bar, offerte speciali in ristorante, pacchetti benessere
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Comunicazioni personalizzate: auguri di compleanno, offerte dedicate ai clienti abituali, sconti per un futuro soggiorno
Scegli il messaggio, il pubblico e il momento dell’invio — perfetto sia per campagne pianificate che per comunicazioni dell’ultimo minuto.
Campagne automatiche
Funzionalità principali
La Communication Suite invia messaggi programmati in base agli eventi della prenotazione — senza bisogno di interventi manuali.
Esempi:
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Prima dell’arrivo: istruzioni per il check-in, previsioni meteo, informazioni sul parcheggio
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Durante il soggiorno: disponibilità spa, orari delle pulizie, offerte di ristorazione e bar
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Partenza: promemoria o messaggi di ringraziamento post-soggiorno
Ogni comunicazione è collegata alle azioni dell’ospite (prenotazione, check-in, check-out), garantendo pertinenza e precisione.
Comunicazioni ad hoc
Parte dell’ecosistema HotelBuddy
La Communication Suite lavora in armonia con gli altri moduli all’interno di un unico pannello di gestione.
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Check-in online: avvisa automaticamente gli ospiti quando il check-in è disponibile
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Chiavi digitali: invia informazioni e istruzioni per l’accesso prima dell’arrivo
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Upselling: proponi servizi extra e offerte speciali prima e durante il soggiorno
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Chat con gli ospiti: rispondi alle richieste e invia comunicazioni proattive
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Feedback e recensioni: chiedi una valutazione agli ospiti soddisfatti e raccogli recensioni positive
A chi è destinata la Communication Suite?
Business hotel – Gestisci l’alto turnover di ospiti con comunicazioni automatiche pre-arrivo, promemoria e aggiornamenti mirati come inviti all’happy hour o orari delle navette.
Resort e hotel leisure – Proponi al momento giusto trattamenti spa, ristorazione e attività, mantenendo gli ospiti aggiornati su programmi giornalieri o eventuali lavori di manutenzione.
Boutique hotel e strutture indipendenti – I team ridotti risparmiano tempo grazie all’automazione, mentre messaggi professionali e con il brand dell’hotel permettono di competere con le grandi catene.
Catene alberghiere – Gestisci campagne a livello di singolo hotel o di tutta la catena, con comunicazioni coerenti e coordinate attraverso l’integrazione con il PMS.
Domande frequenti
Avvisare tutti gli ospiti velocemente non è mai semplice: basta pensare a un guasto all’acqua, alla spa chiusa all’improvviso o a un’offerta last minute. Senza un sistema, lo staff deve chiamare o scrivere a ciascuno, con perdita di tempo e rischio di errori.
Eppure gli ospiti si aspettano informazioni immediate e su misura. Una comunicazione carente o tardiva genera confusione, riduce la soddisfazione e influisce negativamente sulle recensioni online.
Proporre servizi extra al momento del check-in può dare l’impressione di una vendita forzata. Invece, se gli ospiti ricevono proposte come trattamenti spa, late check-out o offerte al ristorante prima dell’arrivo o nel corso del soggiorno, sono molto più propensi ad approfittarne.
HotelBuddy è conveniente, veloce da implementare e include opzioni white-label per adattarsi all'identità del tuo hotel.
Molte recensioni negative citano informazioni che “nessuno aveva comunicato”. Una comunicazione chiara (informazioni di arrivo, orari dei servizi, consigli utili) previene fraintendimenti, aumenta la soddisfazione e si traduce in punteggi più alti.
Migliorare l'esperienza di arrivo degli ospiti
Utilizza un software di check-in mobile come HotelBuddy per consentire agli ospiti di effettuare il check-in quando preferiscono. Automatizza la raccolta dati, i pagamenti e gli upgrade, e dai al personale più tempo per accogliere personalmente gli ospiti. Il risultato? Ospiti più soddisfatti, check-in più rapidi e meno errori.
HotelBuddy recupera automaticamente le informazioni sugli ospiti e sulle prenotazioni dal tuo PMS e invia email di benvenuto personalizzate. Queste email includono un link al portale self-service, dove gli ospiti possono:
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Compilare la scheda di registrazione e fornire i dettagli di tutti gli ospiti accompagnatori
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Fornisci una firma e accetta i termini e le condizioni
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Condividi gli orari di arrivo stimati e altre informazioni importanti
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Prenota upgrade della camera e servizi extra
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Fornisci le informazioni di fatturazione ed effettua pagamenti online sicuri
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Vantaggi del check-in online
Gli ospiti possono utilizzare i propri dispositivi per completare il check-in prima di arrivare in hotel. La procedura è intuitiva e pensata per tutte le fasce d'età, comprese quelle meno esperte di tecnologia.
Il check-in online consente agli ospiti di registrarsi quando preferiscono e di scoprire i servizi del tuo hotel al ritmo che preferiscono, senza fretta.
Ciò migliora anche la soddisfazione degli ospiti e può incrementare i ricavi grazie all'offerta simultanea di servizi durante il check-in.
Grazie alla profonda integrazione con il tuo PMS, all'elevata automazione e a una soluzione intuitiva basata sul web, raggiungiamo alti tassi di conversione, riducendo lo stress sia per gli ospiti che per il personale. Il tuo personale può concentrarsi su un'accoglienza calorosa e personalizzata, anziché occuparsi di attività amministrative.
